Поиск по сайту:

Зачем стоит переходить на электронный документооборот?

Электронный документооборот — это возможность работы с информацией, при которой всеми образованными, транспортируемыми и хранящимися файлами, можно оперировать посредством автоматизированных систем. В свою очередь, данные технологии сообщаются между собой с помощью единой сетевой структуры. Именно она, «следит» за образованием и использованием базы данных.

Естественно появляется необходимость в защите информации. Тут конечно не помешает купить ЭЦП (электронную цифровую подпись), она станет ограничителем доступа к информации, а значит посторонние не смогут к ней «пробраться».

Получить электронную подпись, довольно просто. Её вам могут предоставить такие организации, как удостоверяющие центры, только не забудьте убедиться в наличии у них легальных составляющих и авторизации.

Возможности электронного документооборота достаточно многогранны:

  • Операции над документами станут полностью автоматизированными
  • Организация коммуникации и сотрудничества с работниками на расстоянии
  • В системе сможет одновременно находиться неограниченное число пользователей
  • Обеспечит рост эффективности работы с документацией
  • Ограничит расход средств на курьерские и почтовые услуги
  • Поможет выполнять работу в кратчайшие сроки
  • Снизит до минимума количество документов, созданных вручную, на бумаге
  • Вы конечно же заметите то, как быстро обрабатывается, рассылается и находится документация, работа будет осуществляться слаженно и согласованно
  • Поток работ всегда будет контролируемым
  • Легко можно будет структурировать имеющуюся информацию и впоследствии извлекать её при необходимости
  • Позволит выделить связанную между собой документацию
  • Сделает возможным хранение файлов абсолютно разных форматов
  • Будет хранить данные об изменении документов, о том кем и когда они были изменены
  • Прозрачность согласования и утверждения документов станет очевидной
  • Позволит контролировать действия исполнителей
  • Сортировать информацию можно будет при помощи всевозможных критериев
  • Вы сможете в кратчайшие сроки(и даже мгновения) найти нужный вам документ или файл
  • Документы, созданные посредством этой технологии, будут обладать законной силой
  • Качество труда и его объём вырастет
  • Электронная подпись делает возможным сохранение информационной безопасности

Перечислять достоинства такого рода системы, можно бесконечно. Однозначно следующее: она существенно облегчит и улучшит качество рабочего процесса. Безусловно, никто не мешает вам в вашей работе совмещать несколько способов ведения процессов, но не стоит забывать, что общество постоянно стремиться к совершенству, главное не отставать!

 

 

Комментируем (авторизация Фейсбук или Вконтакте):